BGP/BBGP Mengubah Kandidat yang telah Dipilih Sebelumnya, Padahal Sudah Masuk Pelaksanaan Diklat PKP 3
Ada kemungkinan, saat pelaksanaan karena force majeur (keadaan terpaksa) peserta diklat, yang sudah dipilih dan ditentukan. Ingin diubah oleh BGP/BBGP nya. Padahal sudah waktunya pelaksanaan diklat. Prosedur yang ada, silakan dikonfirmasikan keadaan dan berita tersebut kepada GTK Pusat terlebih dahulu. Jika sudah, barulah lanjutkan dengan prosedur di SIMPKB untuk melakukan proses ubah.
Tatacara melakukan pengaturan tersebut. Dilakukan di SIMPKB dengan tata cara sebagaimana berikut:
Silakan login terlebih dahulu ke SIMPKB sebagai akun admin sekolah penggerak BGP/BBGP pada halaman url ini. Dengan memasukkan username dan kata sandi, kemudian klik tombol Masuk
Selanjutnya, pastikan sudah berada pada instansi BGP/BBGP Anda. Dan telah menjadi admin sekolah penggerak BGP/BBGP pada listing salah satu peran Anda. Cara ceknya klik pada pojok kanan atas akun Anda tersebut
Selanjutnya klik menu Kelola Peserta Diklat PKP
Pastikan telah berada pada sortir angkatan 3 terlebih dahulu
Pilih bagian status yang sudah Disetujui karena status disetujui. Itu artinya data peserta di sekolah tersebut, awalnya/sebelumnya sudah masuk/tersinkron semuanya ke SIM EL dan siap dikelaskan.
Lanjutkan dengan pilih tombol titik 3 di sebelah kanan, dan pilih Batal Verval
Pilih tombol Ya untuk melanjutkan prosesnya
Jika proses berhasil. Maka akan muncul informasi berhasilnya di bagian atas. Kemudian statusnya awalnya disetujui akan berubah menjadi Diajukan dan berwarna biru
Lanjutkan prosesnya, dengan klik tombol titik 3 di sebelah kanan lagi, dan pilih menu Ubah Peserta
Selanjutnya akan muncul form proses perubahan pilihan kandidat peserta. Lakukan proses perubahan sesuai kebutuhan. Misal ingin ubah kandidat yang awalnya dipilih, maka silakan ubah dengan kandidat lainnya, dst
Jangan lupa, selanjutnya jika proses perubahan/updatenya sudah selesai. Klik tombol simpan di sebelah kanan atas
Jika proses berhasil. Maka akan muncul peringatan sebagaimana di bawah ini
Selanjutnya. Lakukan proses lanjutan, yaitu di sekolah tersebut. Pilih tombol opsi titik 3 sebelah kanan, lalu klik menu Periksa
Lalu akan muncul form pemeriksaannya. Silakan cermati lagi, hasil dari yang sudah diproses tersebut sebelumnya
Jika sudah okay. Silakan klik menu Diterima.
PERHATIAN: Memang sengaja untuk menu/tombol Perbaikan dinonaktifkan secara sistem, sehingga prosedurnya yang hanya bisa dipilih hanya Diterima saja. Jika memang belum sesuai, silakan tutup form pemeriksaan tersebut, dan ubah lagi sesuai dengan kebutuhan
Setelah dipilih menu Diterima. Maka lanjutkan dengan klik tombol simpan di pojok kanan atas
Pilih tombol Ya
Jika proses berhasil. Maka akan muncul informasinya dan statusnya otomatis menjadi Disetujui dan berwarna hijau
Data perubahan tersebut, akan otomatis tersinkron ke SIM EL Diklat PKP 3 di BGP/BBGP Anda. Sehingga silakan dicek lagi, di SIM EL, pada menu Pengguna. Cari berdasarkan nama atau akunnnya
Hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah melakukan proses pengkelasan (memasukkan) peserta yang baru saja masuk/tersinkron ke SIM EL tersebut, ke dalam kelas SIM EL. Dimasukkan ke dalam kelas manakah peserta tersebut. Proses ini bisa dilakukan di SIM EL oleh Admin LMS nya. Sebagaimana panduan ini
Jika sudah dimasukkan ke dalam kelas. Maka peserta baru tersebut, bisa langsung akses kelas diklat PKP 3 nya
CATATAN PENTING DAN WAJIB DIKETAHUI BERSAMA:
- Dikarenakan peserta baru ini bisa saja baru diproses padahal kelas sudah berlangsung. Maka bisa jadi peserta baru ini tidak akan mendapatkan history activity dari pelaksanaan proses diklat yang sudah lewat atau berlangsung
- Poin 1 ini juga berlaku, pada history timespentnya. Sehingga bisa jadi, peserta baru ini, akan kehilangan beberapa durasi timespent dimana dia tidak melaksanakan diklat di hari hari sebelumnya
- Peserta nantinya diganti oleh BGP/BBGP betul dikarenakan force majeur atau tidak, secara sistem tidak bisa diketahui. Yang bisa dilacak sistem, hanyalah adanya pergantian oleh Admin Sekolah Penggerak di BGP/BBGP. Sehingga begitu ada kondisi BGP/BBGP ubah/ganti. Maka di SIMPKB sudah terubah, tapi bisa saja di LMS peserta lama masih ada dan masih ikut diklat
Jika menginginkan peserta lama tersebut tidak bisa akses di LMS, harus dikeluarkan dari kelas diklat terlebih dahulu di SIM EL oleh Admin LMS. Dan/atau dengan cara ubah role menjadi No Roles pada LMS
Supaya peserta baru (penggantinya) bisa masuk ke LMS. Harus orang baru itu, dimasukkan ke dalam kelas di SIM EL oleh Admin LMS
Prosedur ini menjadi prosedur baku, berkaitan dengan kewenangan pergantian peserta diklat PKP 3 dengan kebutuhan lain. Apakah itu Force Majour, wafat, sakit, mengundurkan diri, dan sebagainya di kemudian hari. Sehingga tata Kelola ini diserahkan sepenuhnya dan dengan tanggungjawab ke BBGP/BGP untuk antisipasi kebutuhan serupa di masa yang akan datang. Diharapkan BGP/BBGP menyadari akan hal tersebut